SNSご担当者様のお悩み解決ブログ株式会社with fun
コマリさん投稿、できました！……あれ？確認待ちのまま、もう来週です〜！！
やまだ作るところまでは早かったのに、公開だけ時空が止まっていますね。
コマリさん課長と部長と現場と、念のため別部署にも送っています！
やまだ丁寧なのはいいことです。ただ、全員が同じところを全部見ると、誰の判断で進めるか分からなくなることがあります。
コマリさんでも、確認する人を減らして間違えるのも怖いです。
やまだそうですよね。僕も現場では、早く出したい気持ちと、間違えたくない気持ちの間で止まったことがあります。
やまだコツは、確認を省くことではなく、「誰が、何を見るか」を投稿前に決めておくことです。
コマリさん確認は残して、迷いだけ減らすんですね！
やまだいいですね！では、しっかり解説していきましょう！
このブログの登場人物
やまだ
株式会社with fun代表。元・専門学校の広報責任者。自身の経験をもとに、学校・企業のSNS運用を支援しています。新しいガジェットを見ると、つい試したくなる。
コマリさん
学校・企業のSNS運用を勉強中。忙しいSNS担当者みなさんの「お困り」や本音を代弁します。SNS運用と同じくらい、やまだのギャグにも困っている。
企業や学校の公式SNSでは、事実確認、表現、写真の掲載可否など、公開前の確認が欠かせません。一方で、確認先や期限が曖昧だと、投稿が止まり、情報の鮮度が落ちることがあります。
承認を早くするために必要なのは、確認を雑にすることではありません。確認する項目、担当者、締め切り、差し戻し方法を分けておくことです。
この記事で分かること
- SNS投稿の確認待ちが長くなる原因
- 誰が何を見るかを分ける3つの仕組み
- 意見を集めすぎず、重大なリスクは見逃さない確認方法
SNS投稿の社内確認が止まりやすい3つの原因
一つ目は、確認を依頼された方が「何を見ればよいか」分からないことです。事実、文章の雰囲気、写真の権利、公開日を一度に見ようとすると、判断に時間がかかります。
二つ目は、最終決定者が曖昧なことです。複数人へ同時に送り、意見が分かれたときに誰が決めるか分からないと、担当者様が調整役として往復することになります。
三つ目は、締め切りと差し戻し方法が決まっていないことです。「お時間のあるときにお願いします」では、日々の仕事の中で後回しになりやすく、修正箇所も口頭、メール、チャットへ散らばります。
コマリさんまさにそれです。「みなさん、どうでしょうか？」と送ったら、上司からは「デザインが気になる」、広報からは「表現が気になる」、部長からは「全体的にちょっと……」と言われて。どこから直せばいいんですか〜！！
やまだそれは迷いますね。自由に感想を求めると、確認する方も自分が気になったところを答えます。「事実関係を見てください」「この表現を確認してください」のように、見てほしい場所まで渡すことが大切です。
コマリさん確認をお願いする文章も、具体的にするんですね！
承認待ちを減らす3つの仕組み
1．確認項目ごとに担当者を決める
たとえば、商品・授業・イベントの事実は現場担当者、文章のトーンやブランド表現は広報責任者、公開の最終判断はアカウント管理者という形です。すべてを一人へ集中させる必要も、全員が全部を見る必要もありません。
個人情報、権利、広告表現など専門的な判断が必要な投稿は、社内ルールや専門部署へ確認します。通常投稿と重要投稿で経路を分けると、必要な確認を省かずに運用しやすくなります。
ただし、「差別的に受け取られるかもしれない」「事実と異なる」「個人情報が写っている」など、炎上や重大な誤解につながる懸念は例外です。担当範囲にかかわらず、気づいた方が止めてよい項目として、全員に共有しておきます。
2．確認期限と公開日をセットで伝える
確認依頼には、「いつ投稿するか」「いつまでに確認が必要か」を一緒に書きます。公開日の直前ではなく、通常投稿は何営業日前、イベント告知は何日前という基準を決めておくと、毎回交渉せずに済みます。
返答がない場合の扱いも、組織内で事前に合意します。自動的に公開するのか、延期するのか、最終確認者へ再通知するのか。ここを担当者様だけの判断にしないことが大切です。
3．差し戻しは一か所へまとめる
修正指示がメール、チャット、口頭へ分かれると、どれが最新版か分からなくなります。投稿案ごとに確認欄を一つ用意し、「修正する文章」「理由」「確認済み」を同じ場所へ残します。
ツールを増やす必要はありません。今使っているスプレッドシートやチャットでも、最新版の置き場所と決定者が一つなら機能します。
急ぎ投稿と安全性を両立するための確認表
投稿前のチェック項目は、次のように小さく分けられます。
- 固有名詞、日時、金額などの事実
- 写真・動画に写る方の掲載可否
- 自社・自校の表現ルールとの整合
- 読者に誤解を与えない文章か
- リンク先と公開日時
- 最終承認者と確認日
毎回ゼロから「大丈夫でしょうか」と聞くより、見る場所が決まっている方が返答しやすくなります。ただし、確認項目は投稿内容や業種によって変わります。一律のチェック表をそのまま当てはめるのではなく、過去の差し戻しや事故につながりそうだった場面から調整します。
急ぎの投稿ほど、確認をゼロにしない
イベント直前のお知らせや、その日に伝えたい話題は、急いで制作することがあります。急ぎ投稿そのものが悪いわけではありませんが、時間がないと、いつもなら気づく表現や写真の確認が粗くなりやすくなります。
そこで、通常の投稿は前もって案を作り、確認後に予約しておきます。急ぎの投稿には、事実、個人情報、誤解を招く表現、公開日時など、外せない項目だけを集めた「短縮版チェック」を用意します。急ぐときほど確認を省くのではなく、確認する順番を決めておくという考え方です。
一方、すべてを長期間寝かせ、複数人で無難な表現へ整え続けると、タイムリーさや担当者の人柄が薄くなることもあります。予約投稿を運用の土台にしながら、旬の話題や挑戦的な企画は別の確認ルートで素早く判断する。安全性と面白さのどちらか一方ではなく、投稿の役割によって分ける方法があります。
コマリさんなるほど。でも実際は、学校なら先生や学生、企業なら商品担当や上司など、関わる人が多くて、きれいに役割を分けられないこともありますよね。
やまだありますね。そんなときは、最初から完璧な承認フローを作らず、最近止まった投稿を一つ選び、どこで判断待ちになったかを確認するところからで大丈夫です。
コマリさんそれなら、いまの現場を見ながら直せそうです！
やまだはい。必要な確認は残しつつ、担当者様だけに調整が集中しない形を探していきましょう。やっぱり最後は人が大事だよね、という前提も忘れたくありません。
自社に合う確認フローを決める
株式会社with funでは、企画・撮影・編集・投稿・分析の支援だけでなく、素材の受け渡しや社内確認の流れも伺います。必ず一式をお任せいただく必要はありません。社内に残したい工程と、止まりやすい工程を分け、必要な範囲をご相談いただけます。
学校・企業ごとに目的や体制、現在地は異なります。まず通常投稿を止めずに確認できる土台を整え、その後に動画や新しい企画へ段階的に広げる方法もあります。
今回のまとめ
コマリさん次からは、投稿案と一緒に「誰に、何を、いつまでに確認してもらうか」を書き、修正も一か所へ集めます！
やまだいいですね！確認を減らさず、迷う場所を減らす一歩です。まず通常投稿の流れから試してみましょう。
コマリさんこれで確認待ちの山も低くなりそうです。やまださん、机の上の未処理書類は？
やまだあれは今、「どこから確認するか」を確認しています……。
コマリさん（その確認フローは、今すぐ短くしてください！）
SNSの確認フローと制作体制を一緒に整理します
株式会社with funでは、投稿が社内確認で止まる、担当者様に調整が集中するなど、制作以外のお困りごとも伺います。現在の体制に合わせて、企画・撮影・編集・確認・投稿の分担を整理します。
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ABOUT THE AUTHOR
この記事を書いた人
山田洋平
株式会社with fun 代表取締役
元・専門学校の教務・講師・広報責任者。企画・撮影・編集まで自ら担当し、3年間毎日SNSを更新。学生数を3倍にした一方、燃え尽きも経験しました。現在は、学校・企業のSNS運用代行や動画制作、社内で無理なく発信を続ける仕組みづくりを支援しています。KIT虎ノ門大学院修了。MBA／修士（経営管理）。
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